과거로부터 온 편지: 글또 백엔드 인프라 반상회, 준비 어땠어?

"이제 막 준비위에 들어간 나"님로부터 편지가 도착했습니다. ✉️

안녕? 너가 이 편지를 받을 때쯤이면 반상회가 어느 정도 끝난 상태겠구나. 준비를 해보니 어땠어? 너라면 분명 준비위원으로서 성실히 참여했을 거야. 주어진 일은 어떻게든 해내는 너니까 😉 그로 인해 많은 사람들과 행복한 기분을 느끼며 즐거운 시간을 보냈을 거야 😚

나는 글또 9기 백엔드 인프라 반상회를 참여하며 얻었던 너무나도 좋은 힘을 기억해. 그래서 이번 반상회에는 준비위원회로 참여하려는 중이야. 창작 활동을 좋아하는 만큼 굿즈 준비를 맡고, 사람들과 대화하는 걸 즐기니까 네트워킹 세션 준비도 도와볼 생각이야. 하지만 준비 과정이 쉽지 않을 것 같으니 미리 몇 가지 조언을 남겨줄게.

너가 굿즈 준비를 주도하게 될 가능성이 높아. 그럴 때는 무엇보다 일정 관리가 핵심이야. 반상회가 약 한 달 남았으니 늦어도 3주 뒤에는 주문을 완료해야 하고, 버퍼를 고려하면 2주 안에 품목을 확정 품목 준비하는 프로세스를 잘 세워서 팀원 분들한테 공유하자. (언제까지 그림을 그릴 거고, 언제까지 물건을 확인해서 제품화 하고, 언제 물품 발주를 할지)
특히 굿즈를 정할 땐 가격 대비 품질을 꼼꼼히 따져보길 바라. (소근) 요즘 수건을 많이들 선물한다더라. 실용적이라 많은 사람들이 좋아할테니 이 아이템도 고려해봐.(소근)

그리고 굿즈를 준비하는 준비위원 분들을 적극적으로 지원해줘! 함께하는 분들이 일정으로 어려워하는 부분이 있으면 고충을 들어주고, 상황을 잘 판단해서 일정 조정을 유연하게 할 수도 있어야 해. 그리고 툴 사용법 등이 어렵다고 하면 사용 방법을 차례대로 알려주거나 잘 정리된 자료가 있다면 공유를 해드리자. 모두가 선뜻 기여해주신다는 점 잊지마~! 그리고 결정 사항들이 났으면 빠르게 전체 준비위원회 방에도 공유하자~!

그리고 아마 작업을 진행하는 데에 있어서 예상치 못하게 재미있는 일들도 추가될 거야. 이번에 "나만의 네컷" 서비스를 제공하기로 했다는 얘기를 들었는데, 팀원 분들과 함께 프레임을 그려볼 수도 있겠지?(아참, 집에 머리띠 많잖아? 그거 꼭 들고 가! 엄청 재미있을거야 ㅎㅎ) 소소하게는 너가 단지 스케치만 해봤던 크리스마스 에디션 캐릭터가 스티커로 변신할 수도 있고!

네트워킹 세션 준비도 잘 신경 쓰자. 굿즈 준비를 메인으로 하다보니 네트워킹 준비는 서브로 생각할 수 있는데(실제로 그런 롤을 갖게 될거고), 그렇다고 일정과 생각을 안 하면 안돼. 보조 역할을 한다는 건 일을 줄인다는 게 아니라 주요 인력이 피치 못할 사정이 있을 때

는 서포트를 적극적으로 하겠다는 의미야.
네트워킹 세션 준비는 회의 진행을 지속적으로 할거야. 그러니 기본적으로는 회의 때마다 의견을 적극적으로 내도록 하고, 만약 회의 주최자가 참여가 어려울 땐 모더레이터로서의 역할을 수행하면서 의견 수집 및 수렴하는 과정을 현명하게 하도록 하자.

그 무엇보다도 함께 준비한 사람들의 소중함을 많이 느꼈을 거야. 언제나 그렇듯이 세상에 모든 일들이 혼자의 힘으로 돌아가진 않잖아?
이번 반상회도 100여 명의 규모의 행사였으니 신경 쓸 게 많았을 거고, 그런 이유로 각자가 R&R을 맡아서 진행해보기로 했어. 즉, 많은 분들이 각자의 포지션에서 이번 반상회를 위해 신경을 쓰실 거란 말이지. 완성도 높은 큰 그림을 그리기 위해 모두가 노력하실 거니까 옆 동료를 믿고 일을 진행해 나아가자!

그리고 결정이 어려운 일이라 생각되면(특히 너가 경험해보지 못한 건 판단이 안될 수 있어) 현재의 상황/고민되는 포인트를 빠르게 공유를 하자. 빠르게 공유할수록 해결할 수 있는 시간을 벌 수 있고 같이 하시는 분들은 다들 적극적으로 도와주실 거야!
그리고 꼭 너가 맡은 바가 아니어도 도와드릴 수 있는 일이면 최대한 지원을 해드리자! 너가 하기로 한 굿즈 준비, 네트워킹 세션 준비에 대한 건 스스로가 오너십을 갖고 일하라는 의미인 거지, 그것만 해내라는 말은 아니니까!

그리고 대망의 반상회 날, 이미 느끼겠지만 그 때가 가장 정신 없을 거야. 100여 명의 사람을 맞이 해야 하니까. 입장할 때의 동선이 꼬일 수도 있고, 네트워킹할 땐 어떤 주제로 말을 꺼내야 할지 어려워하는 분위기일 수도 있어.

그렇기에 나라면 굿즈 배분은 언제 어떻게 어떠한 동선으로 드려야 할지 미리 시뮬레이션 해볼 거 같아. 장소 관련되어선 미리 답사가 어려울 수도 있으니, 참여자들의 입장을 어떻게 하게 될지 그 프로세스만이라도 미리해보자. (예를 들면 출석 체크를 하고 굿즈를 받고 음식을 받고 입장한다, 그럼 굿즈는 출석체크 한 후에 배포하도록 하자, 라고 정할 수 있지) 답사를 한다면 미리 동선을 체크해보고, 답사하기 어려운 상황이라면 당일에 미리 가서 빠르게 체크하고 안내에 신경을 쓰자.
그리고 네트워킹 세션은 준비하는 것 뿐만 아니라 참여할 거지? 그럼 너가 에너지가 좀 높은 편이니 얘기할만한 주제들을 잔뜩 던져보자! 물론 같은 조에 말하는 것 좋아하는 분과 조금은 차분한 분이 섞여 있을텐데 적당히 상황 보며 얘기하면 가장 좋을 것 같아. 어차피 너는.. 네트워킹 세션 준비할 때 주제들을 고민해볼 거라 주제에 대한 건 너무 고민 말고 진행을 잘 해보도록 하자!
너가 굿즈 준비, 네트워킹 세션 준비를 한 만큼 너가 반상회 당일엔 무엇을 할지 미리 생각해봐.

당연하게도.. 이렇게 미리 고민했음에도 모든 상황이 생각한대로만 돌아가지 않아. 장소 대관 일정이 빠듯할 수도 있고, 각종 기기의 이슈가 생길 수도 있어. 만약 문제가 생긴다면 유연하게 대응할 수 있도록 하자. 문제는 해결하면 되는 거고, 함께 해결책을 찾아가는 과정 또한 이 행사의 일부라고 생각해. 당황만 하지 말자! 알았지?

반상회 준비를 하는 과정에서 co-working 하는 관점으로 봐도 많은 것들을 배웠을 거야. 다수가 함께 일을 한다는 점에선 회사 업무

와 비슷한 부분도 일정 있을 거고. 아마 남들의 장점을 배울 줄 아는 너의 태도가 이번에도 빛났을 거고, 업무에서는 그런 자세는 긍정적인 효과를 낼 수 밖에 없으니 앞으로의 회사 생활에서도 원동력이 되었길 바라! 분명 아쉬운 점도 있겠지. 그래도 너무 걱정하지마. 그건 허심탄회하게 털고 앞으론 어떻게 보완할지 사람들과 머리 맞대 해결해 나아가면 되는 거니까! 그러니 꼭 사람들과 회고를 하며 행사의 마무리를 짓도록 해~ 이런 경험들이 앞으로의 행사 준비에 든든한 밑거름이 되길 바란다 💪

내가 이렇게 조언을 했지만, 이미 반상회는 끝났을테니 너가 준비한 내용들을 한 번 되돌아보면서 내가 얼마나 현실적으로 조언했는지 확인해봐!(아마 구구절절 맞는 얘기 뿐일걸? 🤭)
이번 반상회 준비하느라 고생 많았어♥️ 2024년 12월 5일의 백엔드 인프라 반상회도 참여한 많은 분들이 좋은 경험을 했다고 좋아해주셨을 거야. 너가 9기 때 느꼈던 것처럼. 참여하신 모두에게 따뜻한 연말의 기운을 잘 주었으리라 생각해! 굿즈가 참신했다거나 네컷 사진 프레임이 귀여웠다는 점, 네트워킹 주제가 재미있었다는 점 등의 피드백이 나오지 않을까?
너와 나는 이런 행사를 마칠 때마다 "좋은 것은 나눴다는 행복감"과, "기여했다는 뿌듯함", "해냈다는 성취감"을 얻으니까, 이번에도 그 감정을 간직하길 바라. 그 마음은 다음에 더 나은 행사를 준비하는 원동력이 될 테니까.

그럼 연말 마무리 잘하고, 내년에도 멋진 모임들 잘 준비해보자! 행복한 연말 보내🎄🌟

해당 글은 '반상회 준비 초기 시점의, 과거의 나'로부터 받은 가상의 편지 형식으로, 글또 10기 백엔드/인프라 반상회 준비 과정, 그 과정에서 생각한 것들을 전하고자 했습니다. 준비하면서도 많은 결정 사항이 있었고, 이 부분에 있어서는 함께 했던 모임 크루 분들과 준비위원회 분들, 그리고 성윤님 모두가 크게 도움을 주셨습니다.
해당 글에서는 필자 경험과 생각, 배운점 위주로만 작성했으나, 장소 대관, 식음료 제공, 발표 준비, 굿즈 배포, 네트워킹 세션 조 편성, 사진 촬영 안내 등에 있어서 한 명 한 명의 손길이 정말 소중했습니다. 모든 분들에게 많이 배웠고 큰 감사의 뜻을 전합니다!